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檔案應用作業問答集

檔案問題-FAQ

問:什麼是檔案應用?

答:檔案開放應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。

問:何人可為申請人?可向何機關申請?什麼時間可提出申請?

答:任何人均可為應用檔案之申請人,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(需提憑利害關係相關佐證資料),如委託方式者,須填具委託書。可向檔案保管機關提出申請。例如,檔案資料為本所保管,則向本所提出申請。

     服務時間:上午09001100;下午200400

問:申請閱覽、抄錄或複製檔案應備之證件為何?

答:申請人閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後,由本所專人陪同進入指定之檔案閱覽處所。

問:檔案之應用可否全面開放?

答:檔案之應用以提供複製品為原則,核准應用之檔案如僅其中一部份有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部份,就其他部份公開或提供之。

問:閱覽、抄錄或複製檔案之請方式為何?

答:應用本所檔案應填具申請書,載明相關事項。申請書送達方式得以親自持送或以書面通訊為之,其經電子簽章憑證機構認證後,亦得以電子傳遞方式申請。

問:申請閱覽、抄錄或複製檔案是否需要費用?

答:有需費用如下:

1、閱覽、抄錄機關檔案,每2小時收取新臺幣20元;不足2小時,以2小時計算;閱覽抄錄國家檔案,免收費。

2、複製影印B4(含)尺寸以下每張2元、A3尺寸每張3元。

3、複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算每次並加收處理費新臺幣50元。

問:申請閱覽、抄錄或複製檔案有何限制?

答:檔案有涉及下列情形之一者,本所得拒絕申請:

1、有關國家機密者。

2、有關犯罪資料者。

3、有關工商秘密者。

4、有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

5、有關人事及薪資資料者。

6、依法令或契約有保密之義務者。

7、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

問:申請閱覽、抄錄或複製檔案須注意那些事項?

答:申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款行為:

1、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

2、拆散已裝訂完成之檔案。

3、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

4、未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。

問:如何查詢檔案目錄?

答:可至檔案管理局全國檔案目錄查詢網進行查詢。

網址:http://near.archives.gov.tw/index.html

地址:台北市中山區伊通街5910

電話:02-25131888

問:閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所?陪同人員是否比照收費?

答:助理人員共同進入閱覽場所是否收費乙節,按應用檔案而需助理人員伴隨者,應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所,因助理人員並非獨立之申請人,自無須另行收費。

問:如何查詢各機關檔案目錄資訊?

答:為便利民眾了解全國檔案資訊,目前檔案管理局已建置「全國檔案目錄查詢網」(National Electronic Archives Retrieve, NEAR,網址為http://near.archives.gov.tw ,開放各機關檔案目錄網路查詢服務;民眾可不受時間及地點限制,經由全國檔案資訊單一查詢窗口,隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄,但機密檔案目錄依法不公布。

問:各機關檔案應用服務相關法令有那些?

答:有關檔案應用事項,可依檔案法、行政程序法、行政資訊公開辦法及機密保護法令等有關規定辦理。

問:所稱閱覽、抄錄等使用檔案時間是否包含複製、影印或列印等時間?

答:閱覽抄錄之時間點起算應以檔案交付申請者至檔案交還櫃檯為止,其中間所有使用過程均應包含在內。

問:檔案管理有何相關主管機關或網站?

答:檔案管理局 網址:http://www.archives.gov.tw/  

    機關檔案目錄查詢網 http://near.archives.gov.tw/index.html

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